Depuis le 1er janvier 2018, tous les professionnels assujettis à la TVA enregistrant les paiements de leurs clients particuliers au moyen d’une caisse enregistreuse, d’un logiciel ou d’un système de caisse sont tenus d’utiliser un matériel sécurisé et certifié.
La doctrine administrative, par une mise à jour du 4 juillet 2018, précise les contours de cette obligation.
Ainsi, il est rappelé que les assujettis à la TVA qui ne réalisent que des opérations BtoB ne sont pas concernés car ces opérations sont obligatoirement soumises à facturation.
En revanche, les assujettis qui réalisent à la fois des opérations BtoB et BtoC sont concernés par l’obligation de certification de leur logiciel de caisse. Un assujetti qui mettrait en place une facturation volontaire à l’égard de ses clients particuliers n’est pas exonéré de l’obligation de certification de son logiciel ou système de caisse.
Cette obligation est par ailleurs étendue aux vendeurs particuliers qui seraient mis en relation via des plates-formes internet avec des personnes en vue de la vente de biens ou de prestations de services, dès lors que ces vendeurs particuliers peuvent être qualifiés d’assujettis à la TVA.
Les données couvertes par l’obligation sont toutes les données de règlements liées à la réalisation d’une transaction, notamment, le numéro de justificatif, la date et l’heure, ….
Le logiciel ou système de caisse, afin d’obtenir sa certification doit remplir quatre conditions : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage.
La justification du respect de ces quatre conditions cumulatives peut être apportée soit par certificat délivré par un organisme accrédité, soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité selon un modèle fixé par l’administration.
L’attestation individuelle peut être adressée sous un format dématérialisé (téléchargement en ligne d’une attestation à compléter par l’assujetti pour y mentionner son identité complète notamment).
Il convient d’être en possession de cette preuve avant tout contrôle éventuel.
En cas de pluralité de logiciels ou de systèmes de caisse, il convient d’être en possession d’un tel certificat ou attestation pour chacun.
La Direction générale des Finances publiques propose d’accompagner les entreprises, en 2018 dans la mise en place de ces nouvelles règles de sécurisation de leur logiciel et système de caisse. Ainsi, une certaine tolérance devrait être admise.
Toutefois, le communiqué de presse du Ministère de l’Action et des Comptes Publics, du 9 juillet 2018 précise qu’il sera tenu compte de « l’ensemble des diligences réalisées par les entreprises pour obtenir de la part de leur éditeur le certificat ou l’attestation de conformité si elles ne sont pas en possession de l’un des documents au moment du contrôle. Il est rappelé qu’il leur appartient toutefois, d’apporter la preuve de ces diligences. En revanche, celles qui n’ont fait sciemment aucune démarche de mise en conformité, une amende de 7 500 € sera applicable ». Rappelons que la production d’un faux certificat est un délit pénal puni de 3 ans d’emprisonnement de de 45 000€ d’amende.
