Les factures impayées sont le fléau des chefs d’entreprise. Ils représentent une perte de temps, une perte d’argent, parfois une dégradation de la trésorerie et un risque de difficultés économiques.
Pour limiter le risque d’impayé, nous conseillons 8 bonnes pratiques à mettre en œuvre avant, pendant et après la conclusion d’un contrat commercial.
Comment éviter les factures impayées ?
1. Se renseigner sur son client
Il est important de vérifier sa solvabilité, sa réputation et sa situation financière.
Pour cela, vous pouvez :
- Faire marcher votre réseau : demandez à vos contacts professionnels s’ils ont déjà travaillé avec ce client, s’ils ont eu des problèmes de paiement, s’ils le recommandent ou non.
- Se renseigner sur internet : consultez les sites officiels comme Infogreffe ou le BODACC, qui vous permettent d’accéder aux informations légales et financières des entreprises (statuts, comptes sauf déclaration de confidentialité, procédures collectives, etc.).
- Vérifier sa cotation banque de France et lui demander des garanties financières qu’il ne sera, toutefois, pas obligé de vous délivrer.
2. Créer une base de données clients efficace
Il s’agit d’un outil informatique vous permettant de stocker et de gérer les informations relatives à vos clients (coordonnées, historique des commandes, des paiements, des relances, etc.). Elle vous aide à optimiser votre gestion commerciale et à anticiper les risques d’impayés.
Ainsi, l’ensemble des membres de votre équipe sait qu’il devra être encore plus vigilant en travaillant avec un client identifié comme mauvais payeur.
3. Etablir des devis en prenant soin de joindre vos conditions générales de vente (ou de prestations de service)
Le devis est un document qui décrit le produit ou le service que vous offrez à la vente, son prix, les modalités de paiement et de livraison, etc.
Il doit être accompagné de vos conditions générales de vente (CGV), qui doivent être personnalisées, lesquelles précisent les conditions juridiques et financières dans lesquelles vous acceptez de vendre un bien ou une prestation de service.
Dès lors qu’elles sont communiquées avec votre devis et visées par celui-ci, les conditions générales de vente entrent dans le champ contractuel et deviennent contraignantes pour le client.
Le devis doit être signé par le client pour valoir acceptation de l’offre.
4. Mentionnez vos pénalités de retard
Les pénalités de retard sont des sommes que le client doit vous verser en cas de retard de paiement.
Elles doivent être mentionnées dans le devis ainsi que dans la facture, et calculées selon un taux fixé par la loi ou conventionnellement par les parties.
Elles ont pour but de sanctionner le retard de paiement et, pour ce faire, doivent être suffisamment élevées pour dissuader votre client de retarder son paiement.
5. Demander un acompte ou une provision
Un acompte est une somme que le client vous verse à la commande, et qui représente une partie du prix total. L’acompte doit vous permettre de couvrir vos premiers frais engagés en cas de difficulté de règlement.
Tant que l’acompte n’est pas payé, vous n’avez pas à réaliser la prestation prévue. Le paiement de l’acompte est un premier gage de la solvabilité de votre client et a pour effet de renforcer son engagement. Votre client sera également moins tenté de se désister ou de contester la facture.
6. Mettre en place un processus de recouvrement des créances efficace
Du simple email à la mise en demeure, la relance est une action qui consiste à rappeler au client qu’il doit vous payer, et à lui demander de régulariser sa situation. Elle peut se faire par téléphone ou par email, de manière courtoise mais ferme. Elle doit être effectuée dès le premier jour de retard, et répétée à intervalles réguliers, en augmentant le niveau de pression.
A défaut de règlement amiable, vous pouvez engager une procédure judiciaire afin de solliciter la condamnation du débiteur à vous régler les sommes dues (procédure de référé ou au fond).
Vous avez également la possibilité de saisir le tribunal compétent afin de déposer une requête visant à pratiquer une saisie conservatoire. Cette saisie conservatoire vous permettra de saisir les biens du débiteur dans l’attente de sa condamnation.
Cependant, malgré les efforts de relances et les procédures judiciaires engagées, il arrive parfois que certaines créances ne puissent être recouvrées. Dans ce cas, la créance devient irrécouvrable et doit être considérée comme une perte pour l’entreprise.
7. Ne pas laisser s’écouler le délai de prescription
Le délai de prescription est la période au-delà de laquelle il n’est plus possible de poursuivre l’auteur d’une infraction. Le délai diffère en fonction du type de créances (créance civile ou créance commerciale).
Une fois le délai écoulé, il ne vous sera plus possible de solliciter le recouvrement de votre créance.
8. Mettre un terme à la relation contractuelle si nécessaire
Si le client ne paie pas malgré vos relances, vous pouvez décider de rompre le contrat qui vous lie et cesser de lui fournir le produit ou le service convenu. Par exemple, si vous êtes un artisan, vous pouvez arrêter le chantier en cours. Cette mesure doit être proportionnée au préjudice subi et respecter les règles du droit en matière de contrat.
Contactez un avocat avant d’opter pour cette solution afin de vous assurer de la légalité de vos démarches et sécuriser la rupture de votre relation commerciale établie.
Qu'est-ce qu'un impayé ?
Un impayé est une créance dont le paiement n’a pas été effectué à la date convenue ou dont le montant réglé est inférieur à celui prévu.
Le contrat liant le client au prestataire détermine les délais et les modalités de paiement des factures.
En principe, et sauf dérogation conventionnelle par les parties, le délai de paiement d’une facture entre professionnel est fixé à trente (30) jours par les dispositions de l’article L. 441-10 du Code de commerce.
Ce délai de 30 jours court à compter de la date de réception des marchandises, de l’exécution de la prestation ou de la réception de la facture.
Les parties peuvent déroger à ce délai pour le porter à soixante (60) jours maximum après la date d’émission de la facture.
Par dérogation, un délai maximal de quarante-cinq (45) jours fin de mois après la date d’émission de la facture peut être convenu entre les parties, sous réserve que ce délai soit expressément stipulé par le contrat et qu’il ne constitue pas un abus manifeste à l’égard du créancier.
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Pour les éviter les impayés, vous devez adopter une démarche proactive et rigoureuse, qui passe par la connaissance de votre client, la formalisation de votre offre, le suivi du paiement de vos créances et une réaction immédiate en cas d’impayé.
100% de nos interventions sur la mise en place de procédure de recouvrement au sein des entreprises de nos clients ont permis de préserver leur trésorerie en réduisant le nombre d’impayés.
Maître Céline ANDRÉ, avocat en droit commercial, et son équipe, demeurent à votre disposition pour toute information complémentaire.
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